Projekttrekanten

Projekttrekanten

Hvad er en projekttrekant?

Projekttrekanten er et værktøj, som organisationen kan bruge i projekter til at beslutte sig for, hvordan man vil reagere på uforudsete udfordringer.

Selvom det kaldes for projekttrekanten, indgår der faktisk fire elementer i modellen. De tre sider i trekanten består af variablerne tid, penge og omfang. Disse tre udgør tilsammen projektets kvalitet, som står i midten af trekanten.

I praksis vil det betyde, at man kan reagere på fire forskellige måder, hvis der dukker uventede udfordringer op undervejs i et projekt:

1. Udsætte deadlinen for projektet og dermed gå på kompromis med variablen tid.
2. Tilføre flere ressourcer til projektet, fx i form af folk, og gå på kompromis med budgettet.
3. Fjerne opgaver i projektet, hvilket betyder, at man skærer i projektets omfang.
4. Levere et produkt, der ikke er ligeså godt som planlagt og gå på kompromis med kvaliteten.

Følgende eksempel vil demonstrere dilemmaet om, hvilket variable man bør justere på, hvis der opstår uforudsete udfordringer i projektet.

Fem mand har fået til opgave at grave en to meter bred og 50 meter lang grøft samt en tilhørende brønd. De går ud fra, at jorden, de skal grave i, er muldjord, men da de kommer i gang med at grave, finder de ud af, at en stor del af jorden består af meget hård lerjord. Da denne uforudsete udfordring opstår, kan de derfor vælge at reagere på følgende måder:

1. De kan udsætte deadlinen og bruge to uger på at blive færdige i stedet for en uge.
2. De kan få fem mand mere til at hjælpe med at grave og dermed fordoble ressourcerne og budgettet for projektet.
3. De kan skære i projektets omfang og lade være med at grave den tilhørende brønd.
4. De kan nøjes med at grave grøften, så den kun bliver en meter bred, med større risiko for at vejen ved siden af bliver oversvømmet.

Inden de fem mand går i gang med at grave, bør der derfor være aftalt, på hvilke af de fire måder, der skal reageres, hvis udfordringer såsom hård lerjord opstår undervejs.

Hvordan bruges projekt-trekanten?

Projekttrekanten bruges allerede i planlægningen af projektet, før det skydes i gang. Meget tidligt i projektet bør styregruppen og projektledelsen blive enige om, hvordan man reagerer på uforudsete arbejdsopgaver. Da det er meget normalt, hvis ikke uundgåeligt, at der under projekter opstår bump på vejen, er det vigtigt at have på plads, hvordan man i sådanne situationer vil handle. På den måde sikres det, at projektledelsen og projektet gør præcis, som styregruppen ønsker det.

Ved eksemplet med grøften er det derfor vigtigt, at styregruppen fortæller projektledelsen og de fem mand præcis, hvad de ønsker, de skal gøre ved udfordrende situationer. Så undgås det, at projektledelsen fx sætter ti mand på projektet i stedet for fem, selvom styregruppen hellere ville have droppet brønden.

DSDM’s måde at bruge projekt trekanten på

I praksis er det muligt at justere på både tiden, prisen, omfanget og kvaliteten af projektet. Følges DSDM’s agile tilgang til projekttrekanten, ser det dog lidt anderledes ud, hvis man skal bruge projekttrekanten.

DSDM’s tilgang til projekter generelt tillader nemlig ikke, at hverken tiden eller budgettet for projektet overskrides samtidig med, at kvaliteten af det færdige produkt ikke må forringes. Det efterlader variablen omfang som det eneste, der kan justeres undervejs i projektet.

I eksemplet med grøften der skal graves, vil det betyde, at de bør fraprioritere den del af projektet, som giver mindst værdi for den færdige løsning og derfor bør droppe at grave brønden.

Fordelen ved at bruge projekttrekanten

Hos Plan A Projects har vi indtil nu på alle projekter oplevet en overoptimisme hos kundeorganisationen, hvor de tror, at de kan få flere opgaver med i projektet, end hvad der viser sig at være realistisk inden for den tildelte tid og mængde ressourcer til projektet. Fordelen ved projekttrekanten er derfor, at man på den måde tidligt får skabt et realistisk billede af projektets omfang. Kunden får altså identificeret den mest værdiskabende del af løsningen, som er mulig at levere inden for projektets rammer.

Når vi i starten af et projekt rådgiver folk til at prioritere opgaverne i projektet, fordi der er risiko for, at alle opgaver ikke når at blive udført inden for projektets rammer, er vi ikke altid lige populære. Men når projekterne leveres til tiden eller før, er der klar enighed hos kunden om, hvilken gevinst der er ved at bruge denne fremgangsmåde!

Det er selvfølgelig altid kunden, der bestemmer, hvordan opgaverne i projektet skal prioriteres, for at sikre den størst mulige værdiskabelse for kundens endelige løsning.

Hvis man ikke prioriterer opgaverne på forhånd, opstår risikoen for, at det bliver op til tilfældighederne hvilke opgaver, der kommer med, og hvilke der fravælges i projektet. Det gør værdiskabelsen for den færdige løsning mindre, samtidig med at mundvigene hos projektdeltagere, projektledelse og styregruppe sidder lavere.

Vi synes derfor, det altid er en god idé, at bruge projekttrekanten i sin planlægning af et fremtidigt agilt projekt.

Rigtig god fornøjelse med projektplanlægningen.