For nyligt hørte vi en historie fra en kursist, der fortalte om de udfordringer, som vedkommende havde haft, da han havde været med til at afholde en workshop i Østeuropa.
Workshoppen var delt op i to dage med et par ugers mellemrum i mellem. Den første del af workshoppen, som blev afholdt, hvor alle var fysisk tilstede, gik godt, og der var stort engagement blandt deltagerne. Alle deltog aktivt, stillede spørgsmål og der var masser gå-på-mod hos deltagerne. Der var endda enighed blandt mellem de ansatte og ledelsen om, hvilke udfordringer der var i organisationen.
Da workshoppens anden del blev afholdt, var situationen helt anderledes. Først og fremmest var de, der afholdte workshoppen ikke fysisk til stede, men hjemme på deres eget kontor i Danmark. Den anden vigtige forskel var, at flere af workshop-deltagerne ikke var med hele dagen – nogle blev endda helt væk. Faktisk var det kun én ud af syv, der deltog i hele workshoppens anden del. Det fjerner muligheden for at etablere en fælles indlæringvog for at etablere en højkvalitetsviden fra start, fordi viden kun kommer fra ét hoved og ikke er valideret, udfordret og udbygget med anden viden og erfaring.
De to ændringer, der var sket siden workshoppens første del, bragte altså større udfordringer med sig end forventet. Deltagernes ivrighed var næsten helt forsvundet – for nogle så meget, at de ikke følte et behov for at dukke op. Den ene person, der deltog i hele workshoppens anden del, fik ikke det ud af det han kunne have fået, fordi han mistede muligheden for at skabe fælles viden og forståelse sammen med sine kollegaer. Samlet set er muligheden for at skabe et projektfundament, hvor teamet kommer til at levere til tiden med den løsning, der giver kunden størst værdi, væk.
Disse udfordringer møder vi ofte i vores arbejde. En historie som denne viser, hvor vigtigt det er, at teamet er fysisk tilstede i det samme rum, når der enten er tale om en workshop eller et projekt, hvor intensiteten og behovet for koordination er i top. En anden vigtig pointe er, at det for deltagerne i en workshop eller i et projekt kan være til stor fordel at få opbygget en fælles viden og forståelse, så folk ser tingene fra samme vinkel og kan sparre med hinanden undervejs.
Mange projekter har ikke altid mulighed for at være fysisk sammen. Situationen kan være som følger:
-
- Folk kan være fysisk sammen: De skal arbejde sammen fysisk.
- Folk kan ikke arbejde fysisk sammen. Mener man. Men når man udfordrer organisationen, kan det godt lade sig gøre alligevel. Her bør folk flyttes, så de er sammen til de vigtige workshops.
- Folk kan ikke arbejde fysisk sammen. Dér må man samle folk mest muligt (måske i to store grupper på hver sin lokation) og gerne sikre, at kommunikationen understøttes bedst muligt.
Udover de overvejelser vi selv har gjort os efter at have hørt historien, er vi også meget interesserede i at høre din mening og forslag til, hvad man kan gøre i en situation som denne. Kan situationen undgås eller forbedres på andre måder?
Nedenfor har du mulighed for at give dit bud på, hvad man kan gøre ved at skrive en kommentar. Du kan også skrive til os på info@planaprojects.com – vi er meget interesserede i at høre dit bidrag til en udfordring som denne!
Hvor stor betydning har teamets fysiske tilstedeværelse for projektet?
For nyligt hørte vi en historie fra en kursist, der fortalte om de udfordringer, som vedkommende havde haft, da han havde været med til at afholde en workshop i Østeuropa.
Workshoppen var delt op i to dage med et par ugers mellemrum i mellem. Den første del af workshoppen, som blev afholdt, hvor alle var fysisk tilstede, gik godt, og der var stort engagement blandt deltagerne. Alle deltog aktivt, stillede spørgsmål og der var masser gå-på-mod hos deltagerne. Der var endda enighed blandt mellem de ansatte og ledelsen om, hvilke udfordringer der var i organisationen.
Da workshoppens anden del blev afholdt, var situationen helt anderledes. Først og fremmest var de, der afholdte workshoppen ikke fysisk til stede, men hjemme på deres eget kontor i Danmark. Den anden vigtige forskel var, at flere af workshop-deltagerne ikke var med hele dagen – nogle blev endda helt væk. Faktisk var det kun én ud af syv, der deltog i hele workshoppens anden del. Det fjerner muligheden for at etablere en fælles indlæringvog for at etablere en højkvalitetsviden fra start, fordi viden kun kommer fra ét hoved og ikke er valideret, udfordret og udbygget med anden viden og erfaring.
De to ændringer, der var sket siden workshoppens første del, bragte altså større udfordringer med sig end forventet. Deltagernes ivrighed var næsten helt forsvundet – for nogle så meget, at de ikke følte et behov for at dukke op. Den ene person, der deltog i hele workshoppens anden del, fik ikke det ud af det han kunne have fået, fordi han mistede muligheden for at skabe fælles viden og forståelse sammen med sine kollegaer. Samlet set er muligheden for at skabe et projektfundament, hvor teamet kommer til at levere til tiden med den løsning, der giver kunden størst værdi, væk.
Disse udfordringer møder vi ofte i vores arbejde. En historie som denne viser, hvor vigtigt det er, at teamet er fysisk tilstede i det samme rum, når der enten er tale om en workshop eller et projekt, hvor intensiteten og behovet for koordination er i top. En anden vigtig pointe er, at det for deltagerne i en workshop eller i et projekt kan være til stor fordel at få opbygget en fælles viden og forståelse, så folk ser tingene fra samme vinkel og kan sparre med hinanden undervejs.
Mange projekter har ikke altid mulighed for at være fysisk sammen. Situationen kan være som følger:
Udover de overvejelser vi selv har gjort os efter at have hørt historien, er vi også meget interesserede i at høre din mening og forslag til, hvad man kan gøre i en situation som denne. Kan situationen undgås eller forbedres på andre måder?
Nedenfor har du mulighed for at give dit bud på, hvad man kan gøre ved at skrive en kommentar. Du kan også skrive til os på info@planaprojects.com – vi er meget interesserede i at høre dit bidrag til en udfordring som denne!