Agile projekter – On Time

Agil ledelse – Projektledelse til tiden

Agil ledelse er en faciliterende måde at lede på. Det betyder, at der ved agil ledelse er fokus på at holde fast i retningen (strategien) og rammerne for en virksomhed eller et projekt.

En projektleder i et agilt projekt bør være en faciliterende leder. Projektlederens rolle er derfor at styre projektarbejdets daglige gang på et high-level plan. Det vil sige, at projektlederen skal styre selve processen for projektet, men overlade al den detaljerede planlægning af de tilhørende opgaver til projektteamet. Vedkommende skal støtte projektteamet og styre det i den rigtige retning, men uden at være kontrollerende over for projektdeltagerne.

En leder, der driver agil ledelse, er i høj grad optaget af at sikre rig kommunikation, motivation og samarbejde i projektteamet. Denne ledelsesstil er med til at skabe transparens i projektet, så den enkelte projektdeltager kan se, hvor langt de andre projektdeltagere er, og hvilke arbejdsopgaver de er i gang med. Dermed får teamdeltagerne større ejerskab over deres opgaver, fordi de ved præcis, hvad de har ansvar for, og ikke mindst hvad de bidrager til i sidste ende. Netop fordi projektdeltagerne får større ejerskabsfølelse over deres arbejdsopgaver, og fordi det står klart for alle, hvem der er ansvarlig for hvad, vil mange projektdeltagere automatisk blive mere produktive. Det øger effektiviteten i projektet, og agil ledelse bidrager til, at det i sidste ende kan blive afsluttet til tiden eller endda før tid.

Projektlederen ved agil ledelse er som sagt ansvarlig for at styre rammerne for et projekt. Den del af rollen har nogle rent praktiske opgaver indbygget i sig. Det er blandt andet at skabe co-location, så projektdeltagerne fysisk befinder sig det samme sted og sørge for, at projektdeltagerne har så mange fælles arbejdsdage som muligt. Det er ligeledes den agile projektleders rolle at motivere alle projektdeltagerne til at møde op til workshops undervejs i projektet – og desuden deltage aktivt i dem, når de er der.

Ønsker du at drive agil ledelse, er det derfor vigtigt at have fokus på rammerne og målet for projektet, dog uden at bestemme hvordan projektgrupperne vælger at løse opgaverne i det. På den måde giver agil ledelse gladere projektdeltagere og bedre resultater i sidste ende.

Projektmodellen

Hvad er jeres behov?
At arbejde agilt er noget, der hele tiden kommer mere i fokus, fordi flere begynder at finde ud af, hvor gode resultater det skaber. Alligevel kan det føles svært for nogle, at ændre alle deres vandfaldsprojekter til agile projekter fra den ene dag til den anden. Derfor kan Plan A Projects hjælpe jer med at gennemføre agile projekter side om side med vandfaldsprojekter, ved at lave et agilt spor i jeres eksisterende (stage gate) projektmodel.

Når vi har tilpasset modellen sammen, kan vi prøve den af på et pilotprojekt for at finde ud af, hvordan vi tilpasser det agile spor til jeres projektmodel. Under hele forløbet er det fuldstændigt op til jer, hvor meget vi skal inddrages i processen. Vi tilpasser vores bidrag alt efter, hvad jeres behov er, og hvor meget sparring samt støtte I har brug for og har lyst til at få.

Der kan være stor spændvidde i de forslag til ændringer, vi giver til projekter. Forslagene kan berøre alt fra det fysiske arbejdsmiljø til strategiske overvejelser i virksomheden.

Plan A Projects kan også hjælpe jer, hvis I undervejs i et projekt får brug for hjælp og sparring. Det kan både være i situationer, hvor projektmodellen er god, men ikke udføres godt, eller hvor det er selve projektmodellen, der trænger til justeringer. At få ekstern hjælp til sine projekter har den fordel, at hjælperen bidrager til projektet som en uvildig part, der som en neutral spiller kan rådgive alle deltagere i projektet uden at tage parti for nogen.

Selvom agile projekter primært er udbredt i IT-branchen, betyder det ikke, at det er den eneste branche, som de kan fungere i. Vores metode er designet til at fungere i alle brancher og kan implementeres i projekter af alle størrelser – også de helt store, komplekse projekter.

Plan A Projects var agil coach på de to første store agile SAP-projekter i Danmark
På det første projekt var Plan A Projects ansvarlig for implementeringen af den agile projektmetode i en stor projektorganisation hos en af Danmarks største virksomheder, der ikke havde agil erfaring uden for projektlederkredsen. I løbet af dette projekt fik Plan A Projects også rollen som Scrum Master på et af de syv teams. Hele projektet gik succesfuldt live en uge før planlagt. I det andet SAP-projekt hos samme kunde, hvor Plan A Projects også var agil coach, blev projektet også leveret en uge før planlagt. Dette vil vi også meget gerne hjælpe dig med at opnå i dit projekt.

Mange store virksomheder har kendskab til agile projekter og tilhørende projektmetoder og bruger måske Scrum i mindre projekter, men har endnu ikke afprøvet den agile tilgang på store projekter. Skal man starte et stort projekt op, med mange involverede og over en længere periode, kan det virke uoverskueligt at oplære alle i metoden og sætte dem ind i en ny projektmodel. Men ønsker man bedre resultater, hurtigere – også på den lange bane – kan dette metodefokus godt svare sig.

Vi sætter en ære i at gøre den agile projektmetode vedkommende og forståelig for alle parter, således at metoden bliver brugt. Det er altså Plan A Projects, der sørger for, at projektlederens ambition om at udføre projektet agilt, bliver til virkelighed.

Skal I til at starte et agilt projekt, eller oplever I gentagne gange, at store projekter bliver for dyre og forsinkede?

Så skulle I overveje at involvere Plan A Projects i planlægningen, etableringen og eksekveringen af jeres næste projekt.

Projekter leveret til tiden – eller før!
Vi har implementeret vores projektmetode i godt 30 tilpassede versioner af projektmodeller hos vores kunder og hjulpet kundernes projektledere til at skabe meget flotte resultater.

Med en enkelt undtagelse, er samtlige projekter karakteriseret af at være meget komplekse.

På trods af, at projekterne spænder bredt over omfang fra 500 timer til 65.000 timer og projektbudgetter fra få hundrede tusinde kroner til 1,6 milliard kr., så har INGEN projekter overskredet deres deadline.

To projekter er leveret til tiden og resten er leveret fra en til fire uger før planlagt eller er fortsat i gang. Det er kunderne glade for, og vi stolte over.

Den agile projektmetode – en effektiv projektmetode med solid erfaring!
Hos Plan A Projects får projektledelsen sparring og støtte til at få implementeret den agile projektmetode i deres projektmodel, som er en stærk metode, der sikrer resultaterne i jeres projekt. Vi kalder det fokus på ledelse i projektledelse.

Vi tilbyder kendte og afprøvede metoder som agil projektledelse (DSDM), PRINCE2 og positiv psykologi i en unik kombination, der sikrer kvalitet i projektet.

Den agile projektmetode sikrer, at projektet leverer til tiden, virksomheden sparer tid og penge og skaber projekter, som folk gerne vil være med på. Dette skaber i sidste ende de ønskede resultater. Vi arbejder tæt sammen med projektledelsen. Vi sikrer implementeringen og rammesætningen af metoden i den eksisterende projektmodel, mens projektlederen fokuser på at lede projektet.

Resultater – også på den lange bane
Vi giver med udgangspunkt i DSDM i høj grad overblik og indflydelse til alle medarbejdere i projektet. Ved hjælp af faciliterede workshops får medarbejderne dyb indsigt i samt stor indflydelse på projektet og rig mulighed for at styrke projektet med deres faglige indsigt. Dette er både med til at styrke arbejdsglæden for den enkelte medarbejder og med til at øge kvaliteten af projektet og dermed også af slutproduktet. Ikke mindst i de lange projekter spiller dette en stor rolle.

Stage Gate modellen

Hvad er en stage gate model, og hvordan gavner den projektet?
En stage gate model er en model, der deler projekters livscyklusser op i mindre og mere overskuelige faser. Indholdet i hver fase er forskelligt, og har dermed forskellige fokusområder og opgaver forbundet med sig.

En stage gate model er ikke kun gavnlig at bruge i forbindelse med vandfaldsprojekter, men er også oplagt at bruge til agile projekter. I planlægningen af et projekt, vælges der enten at køre projektet som vandfald eller i et agilt spor, og herefter kan stage gate modellen tilrettes efter det givne valg. Uanset hvilken projektmetode man vælger, vil stage gate modellen stort set forblive den samme. Det er de samme faser projektet går igennem og de samme leverancer i hver fase. Ved den agile projektmetode er der dog flere typer af projektroller.

DSDMs stage gate model består af 6 faser, som her vil blive forklaret:

1. For-projektfasen/idéfasen

I denne fase sikres det, at projektet er sat rigtigt op, og at kravene samt forventningerne til projektet er på plads.

2. Gennemførlighedsfasen

Denne fase er primært til for at afstemme, om projektet er gennemførligt i forhold til både de tekniske og budgetmæssige krav, der er stillet til det. I fasen vurderes det, om det er muligt at køre projektet og om det kræver eventuelle ændringer.

3. Krav- og specifikationsfasen

Her er det meningen, at der skal skabes en grundlæggende forståelse for det forretningsmæssige rationale bag projektet, samt hvordan udviklingen og leveringen af løsningen skal se ud.

4. Byggefasen

I stage gate modellens fjerde fase begyndes der på at udvikle en løsning til projektet. Her laver Solution Development Teams blandt andet iterativ udvikling og prioriterer i mellem de opgaver, der er forbundet med projektet.

5. Implementeringsfasen

I denne fase skal tiltagene fra byggefasen gøres til operationel praksis. Efter implementeringsfasen er det meningen, at der enten foreligger en færdig løsning eller en delmængde af den færdige løsning.

6. Projektafslutningsfasen

Denne fase er til for at eftertjekke, hvor godt løsningen til projektet møder de forretningsmæssige krav, der er blevet stillet til projektet i starten.

Hvordan brugen af stage gate modellen kan gavne et projekt, er et overset spørgsmål. Selvom modellen er simpel og mange af faserne virker ligetil, er der stadig stor fordel i at bruge modellen. Stage gate modellen giver rigtig god anledning til at fokusere på de leverancer, som netop den enkelte fase, man er i, skal munde ud i. Modellen giver kort sagt overskuelighed og mulighed for fokus på hver delleverance – begge ting noget, der giver et bedre slutresultat for projektet.

Hvor henne i stage gate modellen kan Plan A Projects hjælpe?

Hvis I ønsker hjælp til at køre jeres projekt agilt, kan I på forskellige måder få hjælp fra Plan A Projects. Den ene måde vi kan hjælpe på, er ved at træde til under stage gate modellens tredje og fjerde fase. De første to faser forløber som de plejer, hvorefter Plan A Projects træder til. Krav- og specifikationsfasen og byggefasen vil dermed komme til at se meget anderledes ud, hvis I er vant til at køre vandfaldsprojekter. De efterfølgende to faser vil derefter forløbe, som de plejer.

Plan A Projects kan også hjælpe jer med projektet på andre måder. Hvis I allerede har en stage gate model, kan vi hjælpe jer med at etablere et agilt spor i denne. Det vil blive gjort på en måde, der er så nænsom som mulig, så der ikke er nogle omveje for projektet.