Projektorganisation

Projektorganisationen – DSDMs roller og ansvarsområder

Helt fra starten i 1994 var DSDMs tilgang designet til at matche den stagegate-baserede tilgang PRINCE2. Det kommer bl.a. til udtryk i rollebesætningen. PRINCE2 og DSDM følger samme struktur med tre roller og en projektleder. Scrum har ingen af delene, og derfor er det en gåde for os, hvem der i et Scrum-setup skal tage sig af de opgaver, som en styregruppe og en projektleder tager sig af. Vores kunder har behov for, at der er klare roller og ansvar – også på disse områder. DSDM giver nogle meget anvendelige svar.

For at skabe en løsning i et projekt så effektivt og godt som muligt, er det afgørende, at samarbejdet mellem projektdeltagerne går som smurt. Derfor har DSDM udviklet forskellige roller til agile projekter, så både forretningens interesser, tekniske interesser, ledelsesmæssige interesser og proces-relaterede interesser for projektet repræsenteres. I agile projekter er det desuden meningen, at alle projektdeltagere arbejder tæt sammen for at opretholde god kommunikation uden misforståelser. Det er vigtigt for det gode resultat, at alle teams i projektet er overvejende selvstyrende og tager ansvar for deres beslutninger og handlinger. Indbyrdes på teamet bør man respektere hinandens viden og erfaringer, samt have mod til at udfordre arbejdsgangene med formål om hele tiden at forbedre arbejdsprocessen.

DSDM Team Model

I forbindelse med DSDMs forskellige roller i et projekt findes The DSDM Team Model, som demonstrerer strukturen og rollerne i et projekt. Farverne symboliserer hvilke interesser, den gældende gruppe repræsenterer.

• De orange roller repræsenterer forretningens interesser og besiddes ofte af folk fra selve forretningen eller kunden, der skal bruge den færdige løsning.
• De grønne roller repræsenterer de tekniske interesser og besiddes af dem, der er med til at udvikle løsningen
• De blå roller repræsenterer de ledelsesmæssige interesser og besiddes af bl.a. projektledere og Team Leaders.
• De grå roller repræsenterer de proces-relaterede interesser og besiddes af DSDM coaches og workshop-facilitatorer.

Når en rolle, såsom ved Business Analyst, har to farver i sig betyder det, at rollen repræsenterer to forskellige interesser og fx har fokus på både forretningens og de tekniske interesser.

Det er Business Sponsor, Business Visionary, Technical Coordinator, Project Manager og Business Analyst, der tilsammen styrer og koordinerer projektet. Business Sponsoren udvikler den overordnede strategiske vej og styrer projektets budget. Business Visionaryen og Technical Coordinatoren repræsenterer hhv. de forretningsmæssige og tekniske visioner for projektet. Til sidst er Project Manageren ansvarlig for at få projektet gennemført inden for de tids- og budgetmæssige grænser. Business Analysten fokuserer som sagt både på forretningens- og de tekniske interesser og kan derfor tage del i begge områders beslutninger.

Det er vigtigt, at alle projektroller fører en ledelsesstil, der ikke er kontrollerende, men giver plads til Solution Development Teamet, så de så selvstændigt som muligt kan udvikle den bedst mulige løsning.

Roller i Solution Development Teamet

Et Solution Development Team består af en Business Ambassador, Solution Developer, Solution Tester, Business Analyst og en Team Leader. Sammen skaber de fem roller en løsning, og de er alle ansvarlige for at køre projektet, så det passer til forretningens eller kundens behov. Et projekt kan sagtens bestå af flere Solution Development Teams, som hver indeholder de fem forskellige roller. Hver person i et Solution Development team er selv ansvarlig for at udfylde sin rolle og forventes at være selvkørende i forhold til at løse de opgaver, som rollen indebærer.

Support roller

Business Advisors, Technical Advisors, Workshop Facilitator og DSDM Coach går alle sammen ind under kategorien ”Supporting Roles”, hvilket betyder, at de står klar til at guide og assistere undervejs i projektet. Alt efter behov kan der være flere Business- og Technical Advisors. Disse roller kan ikke tage beslutningerne i forbindelse med projektet, da beslutningstagningen er forbeholdt Solution Development Teamet. Til gengæld kan de rådgive projektdeltagerne med deres ekspertise inden for de to fagområder.

Hvor meget skal de forskellige roller inddrages i projektet?

Det kan være forskelligt for rollerne, hvor meget og hvornår de inddrages i projektet.

Rollerne under Project Level er især vigtige at have med under High-Level Planningen for at sikre, at løsningen får den forventede kvalitet og passer til Business Casen. Som regel er det ikke nødvendigt, at Project Level-rollerne involveres i den daglige projektgang, da den drives af projektets Solution Development Teams. Rollerne i alle Solution Development Teams inddrages aktivt undervejs i projektet, i processen hvor løsningen helt praktisk udvikles. Alle rollerne skal deltage i de daglige Stand-up møder for at opretholde den fælles viden omkring projektet og for at sørge for, at alle leverer som lovet. Den daglige kommunikation er også vigtig, for at skabe gennemsigtighed og ærlighed mellem deltagerne i projektet.

Rollefordelingen

DSDMs roller kan både indtages af én person pr. rolle, eller flere personer kan indtage den samme rolle. Omvendt kan én person også påtage sig flere roller. Hvis flere indtager den samme rolle, er det endnu vigtigere med rig kommunikation folkene imellem, så der hele tiden er enighed om beslutningerne i forhold til projektets retning og udviklingen af løsningen.

Business Sponsor

En Business Sponsor er ansvarlig for Business Casen og projektets budget. Vedkommende skal sikre, at processen for projektet forløber så effektivt som muligt. Han eller hun bør være engageret og støttende hele projektet igennem og være med til at sørge for, at de resterende roller i projektet udfyldes tilfredsstillende.

Business Visionary

Den, der indtager rollen som Business Visionary, står for at udvikle forretningsvisionen for projektet. Denne rolle bør kun besættes af én person for at sikre, at projektet har en fuldstændig entydig vision, så der ikke opstår forvirring blandt projektdeltagerne. En Business Visionary bør være i stand til at se Business Sponsorens behov og kommunikere disse videre til alle teams i projektet. Business Visionaryen er involveret i hele projektets forløb og skal undervejs lede alle teams den rigtige strategiske vej, så løsningen matcher Business Casen. Når projektet er slut, er det Business Visionaryen, der er ansvarlig for at realisere mulighederne i den færdigudviklede løsning.

Technical Coordinator

En Technical Coordinator er den person, som har autoriteten, når det kommer til projektets tekniske forhold. Derfor har vedkommende ansvaret for, at den tekniske del af projektet er sammenhængende og lever op til de tekniske standarder, der er sat for den færdige løsning. En Technical Coordinator har samme rolle i det tekniske perspektiv, som Business Visionaryen har i det forretningsmæssige perspektiv.

Project Manager

Project Managerens rolle er, at styre det daglige projektarbejde, hvor den færdige løsning udvikles. Det gør vedkommende ud fra den agile ledelsesmetode, hvor der ledes overordnet på et High-level niveau. Det betyder, at en Project Manager skal overlade den detaljerede planlægning af løsningen, og hvordan den skal laves, til Solution Development Teamet. En Project Manager i agil forstand er dermed i højere grad støttende end kontrollerende over for projektdeltagerne. I arbejdet med at sørge for, at projektet forløber som det skal, er det vigtigt som Project Manager at sikre rig kommunikation, samarbejde og motivation blandt projektdeltagerne.

Business Analyst

Denne rolle fokuserer på at styrke forholdet mellem projektets tekniske og forretningsmæssige interesser. Derfor støtter Business Analysten både de forskellige projektroller og er samtidig helt integreret med Solution Development Teamet. Det er vigtigt, at Business Analysten ikke overtager styringen i Project Development Teamet, men nøjes med at støtte dem og opretholde kommunikationen i mellem dem.

Team Leader

En Team Leader anses som Solution Development Teamets leder, der skal sikre, at teamet leverer de aftalte produkter. Team Leaderen planlægger sammen med sit team i detaljer, hvordan hvert produkt under løsningen skal laves. Der er også Team Leaderen, der står for at arrangere de daglige Stand-up møder og sørge for, at alle teammedlemmer deltager. 

Business Ambassador

Det er i denne rolle man finder repræsentanten for forretningens behov og autoriteteten til at fortælle, hvad forretningen ønsker. Særligt i Foundation fasen er Business Ambassadoren fremtrædende, fordi det er her, hvor de forskellige opgaver i projektet skal prioriteres. Når der er enighed omkring de overordnede krav til projektet, er det en Business Ambassador, der laver en detaljeret plan over kravene til projektet inden for tidsrammen. Undervejs i projektet er det også Business Ambassadoren, der er forretningens beslutningstager og tager beslutningerne på forretningens vegne. Det er derfor vigtigt, at der i forretningen er respekt omkring og tiltro til den, der udvælges til at være Business Ambassador.

Solution Developer

Solution Developeren er den, der i samarbejde med Solution Development Teamet udvikler en løsning, der matcher forretningens behov og ønsker. Denne person skal have masser af input fra den, der fungerer som Technical Coordinator og har særlig ekspertise inden for området.

Solution Tester

Solution Testeren er en person, som Solution Development Teamet har valgt til løbende at teste produkterne, der udvikles. Personen er integreret i teamet og skal teste, om produkterne lever op til de forventede standarder for projektet. 

Business Advisor

En Business Advisor fungerer som en ekspert inden for det forretningsmæssige område og repræsenterer en typisk bruger af den færdige løsning. Vedkommende kan bidrage med gode råd om fx lovgivningsmæssige forhold, som der skal tages hensyn til i projektet.

Technical Advisor

Technical Advisor udfylder samme rolle som en Business Advisor, men fungerer i stedet som ekspert inden for det tekniske område. Vedkommende rådgiver derfor om, hvilke tekniske justeringer der med fordel kan laves i projektet, og hvad der skal tages hensyn til under udviklingen af løsningen.

Workshop Facilitator

Som navnet indikerer, er en Workshop Facilitator en person, som står for at afholde og styre workshops i projektet. Det er også den person, der forbereder workshoppen og kommunikationen i forbindelse med den. Workshop Facilitatoren bør samtidigt sørge for, at alle deltagerne deltager aktivt i workshoppen og får det ønskede udbytte ud af workshoppen.

DSDM Coach (Agil coach)

DSDM Coachen, også kaldet en agil coach, kan være afgørende for projektets succes, især hvis projektdeltagerne har begrænset erfaring med at bruge den agile projektmetode. En (DSDM) Agil Coach hjælper teammedlemmerne med at gennemføre projektet med den agile tilgang og få mest muligt ud af fordelene ved den agile metode. Fordi den Agile (DSDM) Coach både har stor teoretisk og praktisk viden om den agile metode, er vedkommende også i stand til at se, hvornår det er bedst at holde sig til teorien, og hvornår det er bedst at afvige fra teorien, så der skabes det bedste resultat for forretningen. Du kan læse mere om den agile coach her (link).